Cum să scapi de anxietatea email-ului
Discover more from Organizat
Cum să scapi de anxietatea email-ului
Timp de citire: 6 min.
Intro
În 31 mai am sărbătorit un eveniment cu însemnătate pentru mine: s-au împlinit doi ani de când practic Inbox Zero.
Într-o după-amiază din 2021, inspirat de Tudor, colegul meu de la Aqurate, am curăţat Outlook-ul până am ajuns să golesc complet folder-ul cu email-uri primite. Sentimentul de eliberare este greu de descris, însă îţi redau paşii prin care îl poţi replica 🙂
La final te aşteaptă o compilaţie de resurse din care am învăţat ceva nou ori care au rezonat cu mine.
📧 Inbox Zero explicat
Inbox Zero, aşa cum îi spune şi numele, este un mod de organizare a email-ului în care periodic parcurgi toate conversaţiile din inbox şi le procesezi aşa încât la final să rămâi cu fix zero email-uri primite.
Scopul acestei tehnici este să iei decizii rapide pe fiecare email, aşa încât
să te eliberezi de încărcătura emoţională & cognitivă a unui inbox plin
să nu mai foloseşti o aplicaţie de comunicare (email-ul) pe post de aplicaţie de organizare a task-urilor, pentru că limitările sale îţi vor genera frustrare
să nu mai depui efortul mental de a-ţi reaminti la fiecare trecere prin email-uri dacă următorul pas pe un anumit email este să acţionezi tu sau altcineva
💡 Pentru sănătatea ta mentală, se recomandă arhivarea integrală a mail-urilor din inbox cel puţin o dată pe săptămână.
✅ Cei 3 paşi
Pasul 1: Ce îţi trebuie ca să începi
un inbox cu pânze de păianjen prin colţuri & îndesat de mail-uri necitite
un task manager (aplicaţia/locul în care adaugi ce ai de rezolvat şi din care îţi iei o doză de dopamină când bifezi un task ca rezolvat eg, Trello, Microsoft To Do, Asana, Clickup, Todoist, Google Tasks, agendă fizică)
un knowledge manager (aplicaţia în care depozitezi articole, informaţii, idei pentru uz viitor eg, Notion, Pocket, Obsidian, Coda, Readwise)
Pasul 2: Decizia de-o secundă
Parcurgi email-urile din inbox în ce ordine vrei tu. Pentru fiecare, ai de luat o singură decizie:
Arhivează, dacă nu e nevoie să acţionezi pe el în vreun fel
Redirecţionează, dacă e nevoie să acţioneze altcineva, apoi arhivează
Salvează ca task în task manager, dacă e nevoie să acţionezi tu (eg, să răspunzi la mail, să rezolvi solicitarea), apoi arhivează
Salvează conţinutul în knowledge manager, dacă nu e nevoie să acţioneze nimeni, însă vrei să îţi rămână uşor accesibilă informaţia, apoi arhivează
(Fii fără grijă, arhivarea nu şterge mail-urile, doar le trimite din Inbox într-un alt folder. Le poţi găsi oricând în Archive sau All Mail, în funcţie de aplicaţie).
Pasul 3: Celebrate your Inbox Zero 🎉
După ce ai terminat de parcurs toate email-urile, nu îţi rămâne decât să sărbătoreşti minunata privelişte a unui inbox strălucitor de curat.
Dacă eşti pasionat de călătorii în timp, am o recomandare specială pentru tine — trimite-ţi un email de felicitare pe care tu din viitor să îl citeşti de fiecare dată când ajungi la Inbox Zero.
⚡ Idei de eficientizare
Iată trei metode prin care poţi face procesul chiar mai eficient.
Exemplele sunt bazate pe aplicaţiile folosite de mine (Gmail, Outlook, Microsoft To Do, Notion), însă pot fi cu siguranţă implementate şi în alte aplicaţii (if you need help, reply to this email).
Apasă tasta E pentru arhivarea rapidă a unui email
Configurează-ţi o scurtătură care să salveze automat email-ul ca task şi apoi să îl arhiveze
Scurtătură în Outlook (Ctrl+Shift+5) care creează un task în To Do şi apoi arhivează mail-ul Configurează-ţi o integrare care să salveze automat email-ul în aplicaţia de knowledge management
Compilaţie
Ghid video pentru implementarea Inbox Zero
Copleşit de lista de to-do? Au apus vremurile în care credeam că noi, oamenii, suntem multi-tasking. Iar dacă nu poţi face mai mult de un lucru deodată, devine cu atât mai important să îl alegi cu înţelepciune. Protocolul Stateless te ajută să faci alegerea asta.
Diacritice. Un articol DoR despre apariţia diacriticelor, cum au devenit obiect de harță lingvistică și tehnologică, de ce nu le folosim corect și de ce avem nevoie de ele.
Uneori nu email-ul e de vină. Dacă primeşti zilnic un volum mare de email-uri, acesta poate fi un simptom al lipsei unor procese clare de comunicare în organizaţie.
Care e mingea ta de tenis în 2023? Succesul apare când devii complet absorbit de rezolvarea unei probleme care contează pentru tine, la fel ca un golden retriever care aleargă exaltat spre o minge de tenis — 📚 Warren Berger - The Book of Beautiful Questions
Ai ajuns la final. Îţi mulţumesc pentru vizită!
Te invit cu drag să dai reply la acest email cu orice feedback sau gânduri. (Promit că voi răspunde înainte să îl arhivez).
Ne revedem în 4 iulie cu o ediţie despre procese ale creierului care îţi impactează zilnic stresul, dorinţele, şi luarea deciziilor.