
Intro
În liceu am început să fac liste cu task-uri. Era metoda mea preferată pentru a înfrunta temele.
Lista îmi dădea sentimentul că sunt în control, încrederea că tunelul problemelor de mate are un sfârşit, şi planul concret ca să ajung acolo. Un fel de work breakdown structure, dar înainte să descopăr conceptul 🙂
De atunci, am tot testat metode de organizare a ce am de făcut îmi propun să fac într-o zi. Şi uneltele le-am schimbat des pentru că îmi place să experimentez (eg, hârtie, Evernote, Trello, Todoist, Google Calendar, Microsoft Planner, Notion, Microsoft To-Do).
Însă, în esenţă, procesul meu e neschimbat: fac liste, le bifez, şi ziua următoare o iau de la capăt cu ce a rămas nebifat plus ce e nou.
Din lecţiile pe care le-am învăţat, azi îţi prezint:
3 etape ale planificării zilei
câte 3 tehnici ca să ai succes în fiecare etapă
3 etape ale planificării zilei
(Dacă citeşti acest newsletter în timpul unui post intermitent, îmi cer scuze de acum pentru analogiile culinare).
Imaginează-ţi că mergi la un restaurant all-you-can-eat. Mai întâi, te plimbi şi observi preparatele expuse: ele sunt toate task-urile pe care le-ai putea face. Apoi, pe o parte dintre ele le pui în farfurie: acestea sunt task-urile pentru ziua de azi. La final, mănânci mindful. 🙂
Sumarizând cele 3 etape:
1️⃣ Captare. Strângi într-un singur loc tot ce ai de făcut. Fiecare task este o liniuţă pe hârtie, un rând în Google Sheet, un card în Trello, etc. (Lista asta mai e numită backlog).
2️⃣ Organizare. Din tot ce ai captat, alegi ce îţi propui să faci azi. Fie le marchezi cu un semn distinctiv, fie le muţi în lista de to-do, fie le programezi în calendar.
3️⃣ Execuţie. Din tot ce ţi-ai propus, alegi un task la care să lucrezi până când e gata sau te blochezi.
Captare
Mintea nu e pentru captare, ci pentru organizare şi execuţie. Ştiu, e tentant să îţi zici “nu-i nevoie să îmi notez, ţin minte”, însă astfel nu reuşeşti decât să îţi încarci inutil memoria de scurtă durată (care e oricum limitată).
Single source of truth. Notează toate task-urile într-un singur loc — o agendă, nu foi răspândite în diverse locuri; 1 app, nu 5 diferite pentru fiecare plan al vieţii. Astfel vei avea o imagine de ansamblu despre amploarea îndatoririlor şi vei putea să iei decizii informate când le ordonezi.
Automatizează ce e repetitiv. Eg, eu de ~2 ani folosesc Microsoft To-Do pentru task-uri profesionale şi Google Calendar pentru activităţi personale. Ca să am un single source of truth în To-Do, mi-am configurat o integrare folosind IFTTT (gratuit) care creează automat un task în To-Do de fiecare dată când adaug un eveniment nou în Calendar. Inspiraţie pentru automatizări găseşti aici şi aici.
Organizare
Alege un sistem:
Listă. Alege un app care îţi permite să reordonezi task-urile (eg, după prioritate sau în ordinea în care le execuţi) şi să vezi ce ai bifat deja. Asta va face progresul mai tangibil încât să nu simţi că nu ai făcut nimic.
Timeblocking. În loc să ţii activităţile într-o listă de To-Do, programează-le în calendar. Asta te va scoate din modul reactiv pentru că îţi ghidezi execuţia după intervalele de timp deja blocate în calendar. Află mai multe în acest articol Todoist.
Hibrid. Programezi în calendar întâlnirile, evenimentele, şi activităţile creative sau care necesită concentrare. Pe restul le ordonezi în listă.
Porţii mici pentru rezultate mari. Dacă descoperi că tot amâni un task, sparge-l în bucăţi mai mici. Poate mintea te-a păcălit să crezi că nu îl poţi începe decât dacă ai 2 ore neîntrerupte. Dar care e pasul cel mai mic pe care îl poţi face acum?
Fii jucăuş. Sintagma to do sună a ceva descurajant de serios. Dacă foloseşti Trello sau o aplicaţie unde poţi redenumi listele, alege ceva care să te inspire să creezi, să avansezi, să încerci: My Day, Ta-da! sau Playground.
Execuţie
Câte un preparat pe rând. Calitatea muncii tale scade dramatic dacă încerci să faci multitasking asemenea laptop-ului tău. În realitate, nici măcar laptop-ul nu face asta, ci doar sare de la un proces la altul cu o viteză suficient de mare încât să creeze aparenţa simultaneităţii.
Cât mai puţin context switching. Dacă te întrerupi dintr-o activitate, e posibil să treacă minute bune până când eşti cognitiv capabil să reintri în starea de flow. Iar acest timp pierdut este un preţ scump pe care îl plătim pentru toate comutările de la o aplicaţie la alta şi înapoi.
Grupează activităţile de acelaşi tip. Batch processing este o tehnică prin care execuţi unul după altul task-urile similare. Spre exemplu, dacă ştii că ai de dat 5 apeluri într-o zi, e mai eficient să le rezolvi pe toate 5 consecutiv, mai degrabă decât să le faci fragmentat de-a lungul zilei.
Ai ajuns la final. Dacă o idee de aici ţi-a fost utilă, te invit să forwardezi email-ul unei persoane dragi.
Ne revedem în 18 iulie cu tehnici pentru a-ţi cultiva o voce interioară mai blândă.
Îţi mulţumesc pentru vizită!